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Ce présent règlement intérieur a pour objet d’expliciter et de compléter les différentes règles définies dans les statuts.

                Il est rédigé par le conseil collégial. Le conseil d’administration (CA) l’approuve et peut le modifier.

 

ASSEMBLEES GENERALES ORDINAIRES ET EXTRAORDINAIRES.

  1. Le quorum se calcule suivant les voix des « adhérents » et non des « adhésions ».
  2. Les adhésions familiales prennent en compte le nombre d’adhérents indiqué sur la fiche d’inscription lors du versement de la cotisation annuelle.
  3. Un des membres de la famille peut représenter les autres membres inscrits, y compris les mineurs de plus de 16 ans.
  4. Le quorum prend en compte les adhérents de plus de 16 ans, à jour de leur nouvelle cotisation (une voix par personne), au plus tard un mois avant la date de l’assemblée générale ou extraordinaire.
  5. L’assemblée générale annuelle a lieu dans les deux à trois mois suivant la fin de l’exercice.
  6. Les votes des assemblées générales ordinaires et extraordinaires se font à main levée, l’élection des membres du conseil d’administration se fait à main levée ou sur liste nominative à bulletin secret suivant la décision du CA.
  7. L’assemblée générale élit les membres du conseil d’administration pour un mandat de quatre ans.
      • Sont éligibles les adultes majeurs jouissant de la totalité de leurs droits civiques.
      • Un minimum de deux ans d'adhésion à l'association est requis pour être candidat.
      • Sont proclamés élus ou réélus, à concurrence du nombre de sièges à pourvoir, les candidats nouveaux ou en fin de mandat, en fonction du plus grand nombre de suffrages obtenus.

8.     L'appel à candidatures pour le CA sera mis sur le site au début juillet. Les candidatures personnelles seront adressées au conseil collégial avant fin août de l'année civile. La liste de noms des membres du conseil d’administration en fin de mandat et celle des candidats à l’élection de membre du conseil d’administration figureront avec la convocation et l’ordre du jour de l’assemblée générale sur le site Wasquehal Marche un mois avant la tenue de l’assemblée générale, ou sur une lettre info envoyée à l'ensemble des adhérents.

9.     Le motif de la convocation à une assemblée générale extraordinaire figurera sur le site de Wasquehal Marche, un mois avant la tenue de l’assemblée générale extraordinaire, ou sur une lettre info envoyée à l'ensemble des adhérents.

10.    Pendant le délai de trente jours qui précédera l’assemblée générale, tous les documents nécessaires à l’information des adhérents (bilan d’activités, bilan financier et projet de budget, projet d’activités…) seront disponibles sur le site de l’association pour en prendre connaissance.

11.     Le compte-rendu de l’assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) paraîtra sur le site de l’association, ou sur une lettre info envoyée à l'ensemble des adhérents.

12.     Le conseil collégial sortant assure l’expédition des affaires courantes jusqu’à la mise en place du nouveau conseil.

 

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION.

  1. Lors de sa première réunion, le conseil d’administration élit son conseil collégial (renouvelable chaque année). Toute forme de représentation ou de vote par correspondance n'est pas admis.
  2. Le conseil collégial se compose au minimum de trois membres et au maximum de huit membres.

Tous les membres du conseil collégial sont représentants légaux de l’association et peuvent représenter l’association dans tous les actes de la vie civile. Ce conseil assure la gestion administrative, financière et sportive de l’association.

  1. La présence de la moitié des membres du C.A est nécessaire pour la validité des décisions. Les décisions sont prises à la majorité simple des présents (50 % + 1). En cas de partage des voix, le vote du doyen, ou de la doyenne, du Conseil Collégial, compte double.
  2. En cas d’absence non motivée à trois séances successives, l’absent est considéré démissionnaire tant pour le conseil collégial que pour le C.A.
  3. Dans le cas où le nombre de membres du conseil collégial venait à être inférieur à trois, le C.A élit un nouveau conseil collégial lors de la réunion suivante.
  4. En cas de désistement en cours de mandat, des volontaires peuvent être cooptés. Ils participent aux séances, sans droit de vote.
  5. Le C.A et le conseil collégial pourront décider la création de commissions et/ou s’adjoindre les services de personnes extérieures.
  6. Une convocation (date, heure, lieu) et un ordre du jour doit être notifié par tous moyens à chaque membre du conseil d'administration, au minimum 8 jours avant la date de la réunion.
  7. Il est tenu un procès-verbal des séances du C.A, qui doit parvenir à ses membres dans les 3 semaines suivantes, au plus tard, et sur lequel doit figurer la date arrêtée de la session suivante. Chaque procès-verbal doit être approuvé lors de la séance suivante du C.A.
  8. Sur proposition du conseil collégial et approbation du C.A, le titre de personnalité d'honneur peut être accordé à un membre sortant au moment où il quitte ses fonctions actives en remerciement des nombreuses années passées au service de l’association.

Le (les) personnalités d'honneur peut (peuvent) participer aux réunions du C.A sans voix délibérative.

            Leur présence aux assemblées générales est la bienvenue, toutefois, s'ils veulent participer à la vie associative, ils doivent s'acquitter de leurs cotisations annuelles.

 

LE CONSEIL COLLEGIAL : fonctionnement.

  1. Le conseil collégial est au quotidien une instance ouverte de coordination de l’association : il assure la conduite collective des projets en cours et participe à la mise en place des orientations et actions prévues par l’Assemblée Générale. Il se réunit autant de fois que nécessaire. Il est investi des pouvoirs nécessaires au fonctionnement de l’association et peut ainsi agir en toutes circonstances en son nom, notamment sur le plan légal.
  2. Il peut désigner un ou plusieurs des membres pour représenter l’association dans tous les actes de la vie civile. Chacun de ses membres peut ainsi être habilité à remplir, au cours d’une période déterminée, toutes les formalités de déclaration et de publication prescrites par la législation et tout autre acte administratif nécessaire au fonctionnement de l’association et Co-décidé par les membres du conseil collégial.
  3. Une convocation (date, heure, lieu) et un ordre du jour doit être notifié par tous moyens à chaque membre du conseil collégial, au minimum 8 jours avant la date de la réunion
  4. Il est tenu un procès-verbal des séances du conseil collégial qui doit parvenir à ses membres dans les 3 semaines suivantes, au plus tard.
  5. La présence de la moitié des membres du conseil collégial est nécessaire pour la validité des décisions. Les décisions sont prises à la majorité simple des présents. En cas de partage des voix, le vote du doyen ou de la doyenne du conseil collégial, comptera double.

                Toutes les décisions devront être soumises et approuvées par le Conseil d'Administration.

       6.    Les membres du Conseil collégial choisissent en leur sein, chaque année, au scrutin secret, les responsables des activités clés de l’association :

- communication et « relations externes »

- secrétariat

- finances

- randonnée

- Marche Nordique

- gestion des sites informatiques

- responsable licences et adhésion

- sentiers et balisage.

Les membres peuvent occuper un ou plusieurs postes.

Des fonctions d’appui sont attribuées aux administrateurs du C.A. ou à certains adhérents, telles que l’établissement des programmes de randonnées ou de marches nordiques, l’établissement des tableaux d’inscription préalables aux activités (Doodle).

7.   En cas de différent ou de mésentente entre les membres du conseil collégial, le Conseil d’Administration sera saisi pour décision et pour remédier au problème.

 

LE CONSEIL COLLEGIAL : représentation.

  1. Chacun des membres du conseil collégial est représentant légal de l’association, et peut représenter l’association dans tous les actes de la vie civile ainsi qu’auprès de la commune, du C.D.R.P., de la Fédération et des institutionnels.
  2. Chacun des membres du conseil collégial est habilité à remplir toutes les formalités de déclaration et de publication prescrites par la législation et tout autre acte administratif nécessaire au fonctionnement de l’association et co-décidé par le conseil collégial.
  3. Les responsabilités qu’assument les membres du conseil collégial leur confèrent autorité. Le conseil collégial préside les réunions lors des assemblées générales ordinaires et extraordinaires, et préside les réunions du conseil d’administration.
  4. Le conseil collégial oriente la politique de l’association approuvée par l’Assemblée générale et coordonne les actions du Conseil d'Administration, ainsi que les missions confiées à d’autres membres adhérents.
  5. Tout courrier d’ordre « général » touchant à la vie « essentielle » de l’association doit être émis par le Conseil collégial ou reçu par lui. Il est de même des communications téléphoniques relatives à la vie « essentielle » de l’association : il s’agit principalement des relations avec la FF Randonnée, le CDRP, les instances officielles….
  6. Il est chargé des relations avec la municipalité, la maison des associations, les autres associations de Wasquehal, l'office de tourisme et des communications externes de l'association. Il a également en charge la gestion du forum des associations.

 

RESPONSABLE COMMUNICATION ET RELATIONS EXTERNES

  1. Le responsable communication est en charge des communications externes de l'association.
  2. Il est le référent auprès de la municipalité, la maison des associations, les autres associations de Wasquehal, l'office de tourisme. Il a également en charge la gestion du forum des associations.
  3. Il est l’interlocuteur privilégié auprès de la FFRP et du Comité Départemental de la Randonnée.
  4. Il est en charge de la communication interne de l’association par la production d’une Lettre Info périodique et par la diffusion de messages sur le site informatique de Wasquehal Marche.
  5. Pour la diffusion d’informations rapides auprès des adhérents, par sms ou par mails, le responsable communication est épaulé par le responsable licence ou par un autre membre du conseil d’administration.

 

RESPONSABLE FINANCIER

  1. Le responsable financier détient la signature des comptes bancaires, ainsi qu’un suppléant désigné annuellement au sein du conseil collégial. Toutefois, toutes dépenses engagées par l’association, supérieures à 1000 euros, doivent recevoir au préalable la signature d’un second membre du conseil collégial.
  2. Le responsable financier gère les comptes de trésorerie et suit la gestion monétaire de l’association.
  3. Le responsable financier doit être préalablement avisé de toute opération engageant les finances de l’association, à quelque titre que ce soit et par qui que ce soit.
  4. Les notes de frais, conformément aux dispositions, seront payées sur justificatif et après accord signé par le « responsable de l’activité » au sein du conseil collégial.
  5. Tout document comptable (facture, note de frais, remise de chèques, reçus, remise d’espèces) doit immédiatement être transmis au responsable financier pour inscription dans les comptes et suivi de la trésorerie.
  6. Le responsable financier a en charge les réceptions de tous moyens de paiement relatifs aux « actions diverses ».
  7. Le responsable financier est en charge de l’établissement des reçus fiscaux.

 

RESPONSABLE RANDONNEE

  1. Le responsable randonnée gère l’organisation des randonnées, aidé d’animateurs réguliers ou occasionnels, et s’assure de la présence d’un guide pour chaque sortie. En cas de déficience d’un guide, il pourvoit à son remplacement sans modifier le parcours prévu. Dans le cas où la randonnée doit être annulée par la non-présence d'animateur disponible, il avertira l'ensemble des adhérents de cette annulation par un envoi groupé de mails ou SMS.
  2. Il organise la mise en place du calendrier mensuel des randonnées en regroupant toutes les propositions concernant la période correspondante, et le communique au responsable Marche Nordique avant diffusion aux adhérents.
  3. Il prévoit le calendrier mensuel une semaine avant la fin du mois concerné pour mise sur le site en fin de mois précédent.
  4. Il transmet à chaque organisateur de randonnées, le « mémo de l’animateur » qui a été créé à cet effet, ainsi que l'aide-mémoire associé.
  5. Il sensibilise l’ensemble des adhérents aux règles élémentaires de sécurité.
  6. Il a en charge la gestion des statistiques relatives aux randonnées : nombre de personnes présentes, nombre de kilomètres effectués … Il assure la production des fichiers en vue de la rédaction de reçus fiscaux dans le cadre de la défiscalisation des frais de repérage des animateurs de randonnée.
  7. Il a en charge la gestion et le classement des cartes IGN et des documents d’information, en liaison avec le secrétaire ou le secrétaire adjoint.
  8. Il a en charge la réponse aux questions relatives à l’activité de randonnée posées par les personnes externes à l’association. 

 

RESPONSABLE MARCHE NORDIQUE

  1. Le responsable randonnée gère l’organisation des marches nordiques, aidé d’animateurs réguliers ou occasionnels, et s’assure de la présence d’un guide pour chaque sortie. En cas de déficience d’un guide, il pourvoit à son remplacement sans modifier le parcours prévu. Dans le cas où la marche nordique doit être annulée par la non-présence d'animateur disponible, il avertira l'ensemble des adhérents de cette annulation par un envoi groupé de mails ou SMS.
  2. Il organise la mise en place du calendrier mensuel des marches nordiques en regroupant toutes les propositions concernant la période correspondante, et le communique au responsable Randonnées avant diffusion aux adhérents.
  3. Il prévoit le calendrier mensuel une semaine avant la fin du mois concerné pour mise sur le site en fin de mois précédent.
  4. Il transmet à chaque organisateur de marche nordiques, le « mémo de l’animateur » qui a été créé à cet effet, ainsi que l'aide-mémoire associé.
  5. Il sensibilise l’ensemble des adhérents aux règles élémentaires de sécurité.
  6. Il a en charge la gestion des statistiques relatives aux marches nordiques : nombre de personnes présentes, nombre de kilomètres effectués … Il assure la production des fichiers en vue de la rédaction de reçus fiscaux dans le cadre de la défiscalisation des frais de repérage des animateurs de marches nordiques.
  7. Il a en charge la réponse aux questions relatives à l’activité de marche nordique posées par les personnes externes à l’association. 
  8. Il a en charge la gestion du stock de bâtons de marche nordique ainsi que la répartition de ceux-ci aux différents animateurs.

 

RESPONSABLE LICENCE  

  1. Le responsable licences est chargé de la réception des dossiers d’adhésion annuelle (bulletin adhésion, certificat médical, paiement, certificat d’honorabilité).
  2. Il a en charge l’enregistrement des adhésions auprès de la Fédération pour l’obtention des licences.
  3. Il gère le fichier des adhérents, et tient à jour leurs différentes coordonnées.
  4. Le responsable licence assure le suivi des règlements concernant les adhésions, et transmet au responsable financier, un état des adhésions à chaque fin de mois.
  5. Il a en charge la réponse aux questions relatives aux adhésions posées par les adhérents ou par les personnes externes à l’association

 

RESPONSABLE SENTIERS

  1. Le responsable sentiers organise une équipe de baliseurs et d’aides-baliseurs en vue d’assurer la réalisation des mandats qui lui sont confiés par la commission sentiers du CDRP.
  2. Il assure la gestion de cette équipe et garantit le respect du calendrier des campagnes de balisage.
  3. Il a la charge de la communication relative à l’activité « sentier balisage » et signe les conventions annuelles avec le CDRP.
  4. Il transmet au responsable financier tout document comptable rattaché à la gestion des sentiers.
  5. Il vérifie et signe les notes de frais concernant les actions spécifiques aux sentiers avant envoi au responsable financier pour paiement.  
  6. Il s’assure de l’entretien du matériel et de l’achat de consommables relevant de son activité.

      

SECRETARIAT

Les activités de secrétariat et d’administration générale sont du ressort du secrétaire et du secrétaire adjoint.

Ces activités comprennent :

  • L’envoi de tout document officiel concernant l’association, sur instructions du conseil collégial.
  • La rédaction et de l’envoi des « ordres du jour » et des comptes-rendus des réunions du conseil collégial, du Conseil d’administration, ainsi que ceux des assemblées générales.
  • La tenue des registres officiels (compte rendu de réunions, registre des assemblées).
  • L’archivage des documents officiels et de gestion interne.
  • La gestion des fichiers d’adresses des relations externes à l’association

                                                          

RESPONSABLE GESTION INFORMATIQUE

  1. Le Responsable Gestion Informatique est en charge de la mise à jour régulière du site internet de l'association.
  2. Il est l’Interlocuteur privilégié auprès du prestataire du logiciel utilisé par l’association.
  3. Il diffuse les messages de communication préparés par le Responsable Communication et son équipe.
  4. Il assure la mise à disposition des informations sur le site pour :
  • Les plannings mensuels de Marche Nordique et de Randonnée.
  • Les fichiers d’inscriptions préalables aux activités.
  • Les fichiers des photographies prises lors des activités.
  • Les documents officiels de l’association (statuts, règlement intérieur, organigramme, PV des assemblées, livret d’accueil, charte du randonneur….)

 

ACTIVITES ET ANIMATIONS

  1. L’association confie à un, ou des, animateur(s), l’organisation, la responsabilité et l’animation des randonnées et des marches nordiques.  Un programme mensuel des activités est établi et validé préalablement par le Responsable Marche Nordique ou par le Responsable Randonnée.
  2. Avant de participer aux activités, les adhérents doivent s’inscrire préalablement par l’intermédiaire du site informatique.
  3. Les activités, randonnées ou marches nordiques, sont automatiquement annulées par le club en cas d'alerte orange météo.
  4. Afin de faciliter la gestion des activités « récurrentes » (exemples non exhaustifs : Forum des associations, Foulées du cœur, Rando-challenge, etc.…) un cahier des charges listant les modalités de mise en place de l’opération sera rédigé par le responsable désigné pour cette action. Une fois élaboré, ce cahier des charges sera soumis pour approbation au conseil d’administration.

 

ACTIVITES A L'ESSAI

Les personnes qui souhaitent découvrir l'association, dans le but d'y adhérer et de se licencier, peuvent être accueillis, à raison de trois essais au maximum, cumulés pour la randonnée et pour la marche nordique (et non 6 au total). Ces essais se déroulent dans le cadre de l’assurance responsabilité civile de l’association Wasquehal Marche, sans avoir à souscrire une assurance complémentaire.

Cette garantie n'est plus valide si les personnes, non licenciées, participent plus de trois fois aux sorties de l'association.

Ces personnes extérieures au club doivent préalablement informer de leur intention de participer aux activités, soit par mail ou au téléphone de l’association.

 

INITIATION MARCHE NORDIQUE

La pratique de la Marche Nordique nécessite une formation technique préalable. Celle-ci est assurée lors de 3 séances consécutives d’initiation, sous la responsabilité d’un animateur dédié.

Les initiations de marche nordique se font avec inscription préalable auprès de l’association soit par mail ou par téléphone.

 

CERTIFICAT MEDICAL

Lors de l’adhésion, ou du renouvellement d’adhésion, l’adhérent devra fournir un certificat dont la durée de validité est fixée pour la saison en cours, du 1er septembre de l'année N au 31 août de l'année N+1.

Ce certificat médical doit préciser l’absence de contre-indications à la pratique de la marche nordique et/ou à la randonnée.

 

CONDITIONS DE PARTICIPATION AUX PRESTATIONS PAYANTES

Les conditions de participation aux prestations payantes de WASQUEHAL MARCHE ainsi que leurs conditions d’annulation sont les suivantes :

                Modalités équitables concernant l'inscription des participants retenus :

                Un nombre maximum de participants sera défini au préalable, connu de tous et respecté.

Il ne sera accepté qu’un seul bulletin par adhésion familiale (avec un nombre maximum correspondant au nombre d’inscrits sur la licence) et un seul bulletin par adhésion individuelle (un participant).

A l'issue de la période d'ouverture des inscriptions, si un nombre de participants supérieur au nombre maximum fixé est constaté, il sera procédé – par l’organisateur – à un tirage au sort des participants (les participants inscrits sur une adhésion familiale forment un seul bloc) (le ou les organisateur(s) et leur(s) conjoint(s) en sont évidemment exclus).

Les participants non retenus seront inscrits sur liste d’attente prioritaire suivant l’ordre chronologique du tirage au sort.

Les inscriptions arrivant les jours suivant seront intégrées en liste d’attente secondaire.

                Chaque prestation concernée fera l’objet d’un bulletin d’inscription que l’adhérent(e) s’engage à respecter intégralement.

L’adhérent(e) s’engage à être à jour de sa cotisation de l’exercice en cours, avant toute inscription.

L’adhérent(e) s’engage à envoyer le bulletin d’inscription, ainsi que la preuve du virement, exclusivement par mail à l’organisateur (trice) délégué(e).

Modalités concernant l'annulation de participation :

En cas d’annulation de la part de l’adhérent(e) et dans la mesure où l’association ne rembourse pas la prestation réglée, à charge de celui-ci de trouver un remplaçant qui le remboursera directement.

Toutes les démarches concernant le remboursement des frais d’annulation demeurent à la charge seule de l’adhérent(e). L’association ne saurait être mise en cause en cas de litige.

 

REMBOURSEMENT FRAIS DE REPERAGE OU D’ANIMATION DES RANDONNEES

Le conseil d’administration a décidé de ne plus procéder au remboursement des frais engagés par les animateurs/animatrices dans le cadre des repérages de randonnées ou de marches nordiques.

Les animateurs/animatrices abandonnent le remboursement par un don auprès de l’association Wasquehal Marche, qui est autorisée à leur délivrer un reçu fiscal permettant de déduire suivant le barème officiel du code des impôts. Le kilométrage retenu se fera obligatoirement au départ de Wasquehal et en fonction du kilométrage le plus court d'après le site « VIAMICHELIN ».
      La rédaction de reçus fiscaux doit s'accompagner de rigueur au niveau de la gestion et selon le parcours suivant :

  • Envoi d’une fiche relevé kilométrique annuel par le chargé de défiscalisation à destination de l’animateur/animatrice pour approbation puis retour
  • Le chargé de défiscalisation transmet un récapitulatif kilométrique par animateur au responsable financier
  • Envoi de l’attestation annuelle des frais engagés non remboursés par le responsable financier à l’animateur/animatrice pour signature puis retour
  • Etablissement du reçu fiscal par le responsable financier                                      

 

LE RGPD (Règlement Européen sur la Protection des Données Personnelles) :

Selon la loi « Informatique et libertés » et le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD).

C’est une réglementation européenne en vigueur depuis mai 2018.  Le (RGPD). Il vise à protéger tout citoyen européen d’une utilisation illicite ou abusive de ses données personnelles.

               L’association Wasquehal Marche se conforme au texte de lois et respecte les modalités du RGPD.